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Reuniões remotas: como torná-las mais produtivas

As empresas ainda têm diversos desafios para se adaptarem ao novo modelo de trabalho remoto ou híbrido e um deles é otimizar a qualidade das reuniões remotas.Já aconteceu isto com você: participar de reuniões remotas para resolver pendências e sair sem nada resolvido? E pior: marcar uma segunda reunião para tratar o mesmo tema?

Isso pode acontecer mais do que você imagina e alguns dos motivos são: falta de planejamento da call, interrupções excessivas durante a call, dificuldade dos participantes manterem o foco, entre outros.

Mas, então, melhor partir para reunião presencial? Também não é a solução. O trabalho remoto ou híbrido (que intercala dias em casa e no escritório) se mostrou um modelo mais confortável e produtivo para os colaboradores.

Segundo pesquisa realizada pela Fundação Dom Cabral em parceria com a Grant Thornton e a Em Lyon Business School, 58% dos profissionais afirmaram ser mais produtivos em home office.

Outro estudo, realizado pelo Google Cloud encomendado à Consultoria IDC, mostrou que 59% dos colaboradores brasileiros que atuam em grandes preferem o regime híbrido (que intercala o trabalho em casa com o presencial no escritório).

Mas, é claro, as empresas ainda têm diversos desafios para se adaptarem a esse novo modelo de trabalho e um deles é otimizar a qualidade das reuniões remotas. Continue lendo este artigo e confira nossas dicas!

 

5 dicas para reuniões remotas mais produtivas

1 - Planeje com antecedência suas reuniões remotas

Antes da call começar, é importante estar preparado: verifique se sua conexão está funcionando, se o link está correto e se sua câmera e microfone estão funcionando devidamente.

Também é muito importante certificar-se de que a reunião acontecerá da maneira que deve, isto é, que os participantes da videoconferência sejam apenas as pessoas que realmente precisam estar presentes e que a reunião seja realmente necessária: segundo pesquisa da Associação Brasileira de Psiquiatria (ABP), 54,8% dos psiquiatras entrevistados perceberam um aumento nas queixas dos pacientes sobre o excesso de videoconferências no último semestre de 2020. 

Além disso, nada de incluir pessoas para atender outros assuntos. Nesses casos, faça o uso do tradicional e-mail. Uma vez que o tema esteja definido, mantenha em mente o resultado que você espera do encontro online.

 

2 – Escolha a melhor plataforma para suas reuniões remotas

Para que você tenha a melhor experiência possível nas suas reuniões remotas, é necessário escolher a melhor plataforma de colaboração. Isso é essencial para garantir que suas reuniões remotas sejam otimizadas e produtivas.

Na hora de escolher o melhor software, considere um solução segura e que minimize problemas durante uma call, como redução de ruídos externos, transcrições em tempo real e outros.

 

3 - Apresente materiais alinhados e certifique que seus dados estão seguros

Se suas reuniões remotas discutem dados, planos, projetos e outras questões que tornam o uso de materiais uma necessidade, é essencial que todos os participantes do call tenham acesso antecipado aos documentos.

Para o caso de compartilhar apresentações e documentos durante a reunião, é imperativo fazer uso de soluções de videoconferência que tenham criptografia de ponto, para realizar o compartilhamento seguro de informações.

 

4 - Faça uso de um espaço adequado

Sempre que possível realize suas reuniões remotas em um espaço adequado, que seja bem iluminado, livre de distrações e que permita que você participe de maneira  - confortável dos calls.

Porém, imprevistos acontecem e são muitos os casos de pessoas que precisam dividir o espaço de trabalho com outras membros da família que podem também estar em reuniões, em aula ou apenas aproveitando o tempo livre. Isso sem falar dos barulhos de obras e outras interrupções que são alheias ao nosso controle.

Para lidar com isso, como falamos acima, existem ferramentas de remoção de ruído de fundo presentes em fones de ouvido e serviços de videoconferência.

WEBEX - A plataforma de colaboração perfeita para o trabalho híbrido ou remoto

5 - Tenha objetivos bem definidos

Reuniões remotas precisam ser sem barreiras e feitas para aproximar pessoas, mas para isso acontecer, elas precisam ser objetivas e diretas. Nada de ficar jogando conversa fora ou discutindo temas que nada tem a ver com o assunto pelo qual a reunião foi criada.

Se preferir, você também pode definir o tempo de duração do encontro para que o call não atrapalhe a agenda de ninguém e, com a duração definida, todos podem se concentrar no tema principal. Com disciplina e foco, é certo que a reunião seja bastante produtiva.

Agora você entendeu como realizar reuniões remotas não é nenhum bicho de sete cabeças e que é possível ter essa modalidade de trabalho como um ponto muito rico de colaboração e aprendizado.

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