Saiba quais são os principais erros cometidos pelas empresas ao executarem seus projetos e ajude seus clientes a evitá-los.
Um projeto de TI possui um ciclo de vida que vai desde o seu planejamento, passando pela execução, até a efetivação do serviço. Devido a sua variedade de etapas, há grandes chances de que algum erro seja cometido. Por isso é essencial contar com uma equipe de implementação bem qualificada e um gestor de projetos experiente.
Atualmente, a porcentagem ainda é relativamente alta de projetos que falham logo após serem iniciados ou que não conseguem atingir seus objetivos iniciais. Além disso, não há projetos que tenham sido planejados e executados sem nenhum erro, pois é necessário levar em consideração vários fatores em seu desenvolvimento que podem causar problemas inesperados, como pedidos de alteração de clientes, falhas técnicas, dificuldades com membros da equipe, entre outros.
No entanto, é possível contornar contratempos e finalizar um projeto com sucesso. Para isso, é necessário contar com um gestor qualificado, que saiba planejar, gerenciar riscos, liderar a equipe, viabilizar a comunicação e lidar com os diferentes interesses dos clientes.
Para ajudar o projeto de seus clientes a ser um sucesso, confira a seguir os 5 principais erros cometidos por gestores e saiba como evitar problemas:
1 - Falta de planejamento
O mau planejamento é o principal motivo para um projeto falhar. Essa fase consiste justamente no momento em que são determinados os objetivos, os prazos a serem cumpridos, os recursos a serem utilizados e a divisão das tarefas entre todos os membros da equipe.
Essa etapa garante o andamento do projeto e, caso algo saia do planejado, o gestor conseguirá detectar a falha rapidamente, além de identificar quando houver a necessidade de fazer alterações.
2 - Prazos irreais
A má gestão do tempo de duração do projeto também pode prejudicar sua conclusão. O gestor deve estipular uma rotina, com datas limites para a entrega de cada fase do projeto e coordenar a equipe para que elas sejam seguidas.
Um grande erro é determinar prazos curtos para agilizar a finalização do projeto sem levar em conta tarefas que demandam mais tempo para serem executadas. Isso leva ao não cumprimento do cronograma definido.
Para evitar esse problema, é preciso alinhar o calendário de prazos com as capacidades de toda a equipe. O envolvimento dos colaboradores garante que as datas sejam definidas de acordo com os limites e riscos que envolvem cada fase do projeto.
3 - Falta de recursos e de alinhamento com a diretoria
Não basta que o gestor realize um bom planejamento e direcione sua equipe, pois sua autonomia no projeto tem um limite. Ele depende das decisões da diretoria e do setor financeiro para liberar recursos e investimentos necessários para a execução do projeto.
O gestor deve ser capaz de mostrar suas ideias, as vantagens e propósito do projeto para a empresa. Portanto, ele deve estudar e entender quais são as reais necessidades e demandas da corporação para planejar um projeto capaz de supri-las, além de identificar problemas e antecipar crises.
4 - Falhas na comunicação
A comunicação é fator essencial para o sucesso do projeto e toda a equipe precisa estar envolvida. Ela deve ser projetada na fase inicial de planejamento para que seja definido quais serão os canais utilizados para a comunicação interna, quais serão usados para falar com os clientes, qual será a frequência dos comunicados e outras questões importantes.
O gestor do projeto ainda precisa contar com a habilidade de saber ouvir, negociar e falar de forma clara com sua equipe, superiores e clientes. A comunicação é essencial e, quando não feita corretamente, pode ser um dos principais problemas entre os que podem levar o projeto de seus clientes a falharem.
5 - Não gerenciar riscos
A realização de uma gestão de riscos em projetos de TIé essencial para seu sucesso. Ela é um processo capaz de controlar os negócios e diminuir o impacto negativo de problemas sobre os projetos para que a empresa não sofra com prejuízos financeiros e atrasos na entrega de seus produtos e serviços.
O gestor do projeto deve estar preparado para as possíveis falhas que podem acontecer e não ignorar nenhum tipo de problema, independentemente de sua probabilidade de ocorrer. Por isso, o gerenciamento deve envolver as tarefas constantes de identificação, análise e monitoramento para que as melhores respostas possam ser dadas rapidamente para qualquer risco que surgir.
Ao evitar os problemas listados acima, seus clientes poderão evitar o fracasso de seus projetos devido ao não cumprimento de prazos, falta de recursos, de comunicação ou de uma gestão adequada. É necessário ter em mente que problemas irão sempre acontecer e o sucesso do projeto dependerá da eficiência da gestão e de uma equipe preparada para lidar com as diversas situações.
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