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Entenda como gerenciar suas despesas móveis e aprenda como práticas positivas e negativas podem afetar seu negócio
Se você já se perguntou o porquê de algumas empresas conseguirem gerenciar suas despesas móveis melhor do que outras, sabe que as duas têm algo em comum: a presença da automação ou a falta dela.
Com o avanço da tecnologia, já não é raro que algumas tomadas de decisão sejam realizadas por máquinas ou terceiros com essa única finalidade, o que dá espaço para oportunidades de emprego características.
No que diz respeito ao gerenciamento de despesas móveis, é comum que exista um processo que vise a diminuir os custos como em qualquer outro lugar, mas não é o volume de opções ou a profundidade do bolso que devem nortear se alguma coisa vai dar certo ou não. Continue lendo e saiba mais a respeito.
Automação
A automação facilita a vida de toda a empresa e auxilia no corte de custos adicionais. Afinal, quanto mais máquinas, menor a necessidade de muitos funcionários para uma única tarefa e maior a chance de escalar um profissional qualificado para resolver não só um, mas vários problemas.
Contudo, o gerenciamento de despesas não depende de um caderno de controle para entradas e saídas, mas de um esquema complexo que, muitas vezes, utiliza um programa específico ou pessoal treinado autorizado.
Muitos gerentes dão preferência à resolução do problema internamente ou usando uma empresa terceirizada. Por isso, ao invés de confiar no que têm, acabam cercando esses processos de atividades manuais e abrindo espaço para erros, atrasos e atualizações de recursos (muitas vezes negligenciadas).
Na hora do gerenciamento de despesas, é preciso automatizar todo o processo e não só parte dele. Ferramentas de aquisição e atendimento podem ajudar a organizar e evitar ao máximo toda a interação humana, diminuindo a chance de riscos de imprecisão ou erros mais bobos.
Negociações contratuais
As negociações geralmente se tornam um empecilho em toda planilha do gerenciamento de despesas móveis.
É comum que a maioria das empresas espere até que o contrato esteja finalizado ou próximo a isso para negociar diferentes taxas, serviços ou atualizações, mesmo que um pouco mais salgadas.
Embora isso aconteça com certa frequência, não deixa de ser uma prática duvidosa e errônea. Afinal, quando os contratos vencem, quem tem a vantagem é o fornecedor.
Visando o gerenciamento de despesas de maneira eficaz, é preciso criar um cronograma automatizado que gere avisos e pequenos lembretes sobre reuniões com o fornecedor a fim de se preparar para as novas negociações e evitar contratos duvidosos ou ineficientes.
Além disso, a prática pode simplificar alguns contratos ao longo dos anos e ainda estimular um certo tipo de competitividade entre os fornecedores que, frente a isso, tentarão manter o negócio.
Sobre dinheiro
Muitas empresas acreditam que o caminho mais fácil para gerenciar despesas móveis seja reduzir as contas e melhorar os contratos. Isso também, mas não é esse o foco e, se formos por este caminho, podemos acabar causando mais malefícios do que benefícios.
A melhor prática é, como já dizia o velho comercial: “pensar fora da caixa”. Seja criativo, inove e chame a atenção de consumidores para o produto que está vendendo, ainda que não baixe o preço.
Fusão ou aquisição de empresas
Geralmente empresas se unem não só visando melhorar o quadro financeiro como também para agregar tecnologias ou determinadas características em relação a algum produto. Nesse caso, já é um pouco difícil mensurar os lados bons e ruins.
Uma prática ruim seria pensar sem considerar o parceiro ou “assumir” que ele já tenha tudo o que precisa o que, muitas vezes, acaba negativando a conta de ambos que agem sem uma motivação específica (nesse caso, o gerenciamento de despesas).
O melhor conselho seria buscar entender os pontos fortes e fracos de cada organização e unir o útil ao agradável antes de esvaziar os bolsos.
Use um dispositivo próprio (BYOD)
Uma opção para aliviar um pouco o bolso é criar ou usar seu próprio dispositivo. Gerenciar despesas também é facilitar a vida dos funcionários – para produzirem mais – e aumentar a segurança dos dados corporativos.
Além disso, essa prática pode evitar o desprazer do vazamento de informações ou a saída de clientes apegados a um funcionário ou outro em especial.
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