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O planejamento dos gastos com o setor de tecnologia é essencial para que as empresas consigam investir em ferramentas capazes de otimizar seus resultados.
Os sistemas tecnológicos passaram a ser fatores de competitividade importantes para as empresas, tornando processos mais ágeis e ajudando gestores e diretores a tomarem decisões mais assertivas. Por isso, os investimentos na área de TI assumiram uma maior importância nos negócio, exigindo um planejamento melhor de suas implementações e orçamentos.
Realizar esse planejamento do orçamento de TI é um desafio enfrentado constantemente pelas empresas, pois se não for bem preparado pode representar grandes riscos para os negócios e até gerar prejuízos financeiros.
Portanto, é necessário seguir alguns direcionamentos e sempre alinhar os recursos e serviços de TI com os objetivos estratégicos da empresa. Assim, é possível controlar os resultados do setor e identificar quais os investimentos que ele necessita.
As empresas precisam também mudar a mentalidade de seus colaboradores de que manter um departamento de TI seja um gasto, fazendo-os entender a TI como um investimento essencial e que se coloca como um grande diferencial no mercado.
Para contar com um orçamento de TI eficiente é necessário identificar quais são as necessidades de sua empresa, pois ele irá variar de acordo com suas demandas e deve atender ao planejamento estratégico dos negócios. Além disso, ele precisa acompanhar a realidade do ambiente de trabalho, levando em conta alguns pontos, como as necessidades de manutenção, custos de novos equipamentos, licenças de softwares e até as possíveis falhas no sistema.
Portanto, para elaborar um orçamento que permita à TI apoiar os outros setores da empresa, mantendo-os produtivos e lucrativos, é necessário considerar alguns itens fundamentais. Acompanhe:
1 - Ferramentas de trabalho
É necessário analisar todos os equipamentos utilizados na empresa para identificar aqueles que estão sendo pouco usados e gerando gastos desnecessários, além de observar quais ferramentas podem melhorar a gestão e produtividade dos funcionários. Assim, é possível direcionar os investimentos para aquelas ferramentas que realmente são úteis para o funcionamento da empresa e dispensar aquelas que se tornaram obsoletas e desnecessárias.
2 - Execução de tarefas
Após investir em ferramentas otimizadoras da produtividade dos funcionários é necessário verificar se elas realmente estão cumprindo com o prometido. Portanto, é necessário gerar relatórios para acompanhar as atividades realizadas e, assim, conseguir prever como os recursos disponíveis estão sendo usados para a continuidade dos processos.
3 - Avaliação de desempenho
Para que o planejamento do orçamento de TI seja bem-sucedido é preciso controlar o cronograma e garantir que ele esteja em dia. Essa responsabilidade é do gestor de TI, que deve acompanhar constantemente se os prazos estabelecidos estão sendo cumpridos. Além disso, é necessário adotar ferramentas de gestão que auxiliem no acompanhamento das tarefas e determinem o desempenho dos funcionários.
4 - Acompanhamento do planejamento
Após identificar as ferramentas para otimizar a produtividade dos funcionários, determinar o tempo gasto para a execução de processos, prazos de entrega e outros recursos necessários para o bom funcionamento da empresa, é preciso realizar um acompanhamento efetivo. O orçamento não pode ser feito de última hora, é necessário levantar os custos de todos esses recursos utilizados e quais suas formas de pagamento para avaliar se estão valendo a pena e quais novas aquisições poderão auxiliar para suas melhorias.
Além de considerar a otimização de tarefas e o bom funcionamento do ambiente de trabalho, o orçamento deve levar em conta os possíveis erros e riscos envolvidos na rotina da corporação, como:
- Custos com sistema, manutenção e suporte;
- Custos com licenciamento de hardwares e softwares;
- Custos com novos equipamentos, além de qualquer hardware adicional e gastos com implementações de rotina, como novos dispositivos, servidores, firewalls, switches, cabeamento e outros;
- Investimentos com Cloud Computing e novos projetos, que podem incluir atualizações de infraestrutura, substituição de servidores e de estações de trabalho, entre outros.
Vários itens devem ser levados em consideração e poderão variar de uma empresa para outra. Para ser possível detectá-los é importante contar com o auxílio de ferramentas de gestão que controlam o desempenho dos colaboradores e ajudam a mensurar o tempo e recursos investidos em projetos. Assim, ao conseguir defini-los e prever gastos de forma estratégica é possível criar um orçamento mais efetivo.
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