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Confira quais são as tarefas essenciais para o planejamento de um projeto de TI corporativo e ajude seus clientes a tomarem as melhores decisões em seus negócios.
A tecnologia da informação tem se mostrado essencial para as tomadas de decisões corporativas, causando grandes impactos nas estratégias de negócios. Por isso, é necessário se certificar de que os projetos dessa área sejam sempre bem-sucedidos.
A gestão de projetos em TI é essencial para as empresas e exige boas práticas e metodologias eficientes e modernas para ser possível atingir melhores resultados em sua execução.
Para guiar esses projetos, é necessário uma boa administração por parte do gestor de TI. Ele é responsável por conhecer toda a rotina de trabalho e ferramentas tecnológicas utilizadas na empresa e deve buscar os melhores caminhos e recursos para que resultados otimizados sejam atingidos.
O gestor de tecnologia deve planejar e implementar a automação e o gerenciamento de todos os sistemas corporativos, além de criar e aplicar estratégias de uso de TI em todas as áreas para melhorar o desempenho da empresa.
Devido a todas essas responsabilidades, é necessário que esse profissional tome algumas precauções e tenha um plano de ação em mente. Por isso, separamos 8 dicas essenciais para que ajudá-lo a guiar seus projetos e ter ótimos resultados:
1 - Estrutura do projeto
Projetos sem um bom planejamento normalmente correm o risco de ser iniciados com diferentes expectativas entre TI e empresa e acabar não entregando os resultados esperados. Por isso, a criação de um escopo inicial é uma tarefa fundamental para que seja possível atender todas as demandas exigidas e não acarretar em falhas na entrega.
Portanto, antes de começar, o gestor deve levantar uma série de questões que precisam ser resolvidas, como quais os problemas enfrentados pela empresa, quais os requisitos de entrega necessários, os critérios de qualidade e estimativas de prazos, entre outras. Apenas após a confirmação dessas informações será possível validar e alinhar os objetivos do projeto.
2 - Processo de padronização
É necessário estabelecer uma série de critérios sistematizados e fases bem definidas para acompanhar o andamento do projeto e ser possível definir seu avanço, garantindo a identificação de possíveis falhas e sua correção antes que causem problemas.
Contar com uma metodologia padronizada permite eliminar riscos que poderiam prejudicar o projeto como um todo. Além disso, ajuda a identificar erros no planejamento, assim é possível alterar as tarefas necessárias no andamento do projeto.
3 - Gerenciamento de tarefas
Ferramentas de gerenciamento são essenciais para controlar o fluxo de trabalho e mantê-lo organizado. Por isso, o profissional de TI deve investir em tecnologias que ajudem a aumentar a visibilidade dos dados relacionados, centralizando e documentando todas as ações.
O gestor deve implementar softwares de gestão que viabilizem a unificação de todas as fontes de informação para que não ocorram conflitos entre elas. Assim, é possível controlar todas as atividades relacionadas com o projeto e documentar seu progresso.
A análise constante alinha a comunicação entre a equipe, mantendo-a focada em suas tarefas e ajuda na tomada de medidas de correções, caso algo não saia como planejado.
4 - Diretrizes e tarefas prioritárias
Um bom projeto de TI exige o estabelecimento de tarefas prioritárias, pois dividir igualmente a atenção entre todas que devem ser desenvolvidas pode atrapalhar a produtividade da equipe, que perderá tempo focando em atividades menos importantes. Por isso, é importante eleger quais tarefas são essenciais para o desenrolar do projeto para que a equipe possa se concentrar nelas.
5 - Planejamento de metas
Quando o gestor não determina prazos reais e possíveis de se atingir, a equipe tende a correr e buscar atalhos inadequados para atender o deadline, o que pode acabar acarretando em falhas no projeto.
Portanto, uma tarefa imprescindível do profissional de TI é estabelecer metas reais para seus projetos, criando cronogramas com tempo suficiente para o desenvolvimento de todas as tarefas, realização de testes e uma margem de erro para caso surjam emergências ao longo do caminho.
6 - Comunicação interna
É fundamental que a comunicação entre todos os profissionais da empresa seja consistente, facilitada e clara. Para que falhas no processo não aconteçam, todos os membros do projeto devem estar à disposição para ouvir sugestões e qualquer dúvida sobre o andamento das atividades.
Dessa forma, o gestor do projeto deve garantir que todos os colaboradores tenham as informações necessárias para as tomadas de decisões corporativas. Uma forma de manter toda a empresa alinhada é por meio de metodologias como o Scrum, que ajuda no gerenciamento de projetos e na interação entre equipes.
7 - Orçamento
Peça-chave do sucesso do projeto de TI, o orçamento exige constante atenção. Ainda que determine um orçamento fixo para todo o desenvolvimento do processo, o gestor deve incluir um fundo de contingência para cobrir os gastos com possíveis imprevistos.
Além disso, é necessário estar sempre atento e relacionar os gastos com o andamento do projeto, pois, caso a maioria dos recursos já tenham sido gastos e o projeto ainda não esteja nem na metade, será preciso revisar todo o orçamento para entender o que aconteceu e replanejar a estratégia imediatamente.
8 - Controle de qualidade
Monitorar o andamento do projeto e seu sucesso dentro da empresa é uma tarefa fundamental para o gestor de TI. Dessa forma, é possível corrigir falhas e ouvir a opinião dos outros funcionários sobre o que é preciso melhorar para, assim, adequar as estratégias utilizadas e proporcionar um nível maior de qualidade.
O gestor de projetos deve ter um grande conhecimento, não apenas sobre o funcionamento de redes e sistemas, mas também sobre as áreas de gestão de recursos e pessoas, para ser possível que ele cumpra todas as funções exigidas em seu cargo e ofereça uma maior qualidade e melhores resultados para as empresas.
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