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Descubra os elementos essenciais para aprimorar a troca de informações nas empresas.
As estratégias adotadas para a comunicação corporativa são de grande importância para que os resultados de processos sejam eficientes. No entanto, é necessário, também, direcionar a troca de informações para a promoção da harmonia entre setores e motivação dos funcionários.
Garantir que todos saibam sobre missão, visão e valores da empresa, abrir espaço para que colaboradores contribuam com as decisões tomadas e oferecer uma troca de dados e conhecimentos clara e objetiva faz com que os resultados do negócio sejam cada vez mais eficientes.
Veja, então, algumas dicas que podem auxiliar no alinhamento da comunicação corporativa:
1. Estabelecer padrões para divulgar as informações
É necessário definir a melhor maneira de informar a comunidade interna. Existem diversas possibilidades, tanto no meio digital quanto de forma impressa, como murais, jornais internos, e-mails, videoconferências, entre outros. O essencial é determinar qual a ferramenta a ser utilizada para cada tipo de dado, sempre pensando na apresentação das informações a todos os colaboradores, independente de seu nível hierárquico.
Determinar o padrão de divulgação ajuda a manter a comunicação organizada, clara e objetiva, tornando o contato entre funcionários e conhecimentos relevantes mais claro e objetivo.
2. Manter a agenda atualizada
Uma comunicação eficiente depende da presença em reuniões, eventos, palestras, treinamentos. Garantir que os trabalhadores necessários estejam presentes depende da divulgação de datas, horários e locais, garantindo que não ocorram duas reuniões importantes no mesmo horário e auxiliando para que todos se organizem.
É a partir de uma agenda atualizada e organizada que se torna possível manter a qualidade e harmonia dos trabalhos, principalmente em atividades que dependem de mais de uma equipe.
3. Possibilitar a interação com os colaboradores
É necessário abrir espaço para que os funcionários opinem sobre os materiais oferecidos pela empresa e sobre a forma como os processos são desenvolvidos, obtendo uma perspectiva de onde estão as falhas e de como otimizar os trabalhos.
A manifestação sobre como melhoraram ou podem melhorar suas rotinas, acaba servindo como exemplo e motivação para que outros funcionários adotem novas posturas e façam sugestões em cima da experiência dos colegas, otimizando cada vez mais os processos.
4. Melhorar o ambiente interno e externo à empresa
Posturas mais sustentáveis, melhor aproveitamento dos materiais, redução do desperdício de água e energia e o oferecimento de ambiente mentalmente saudável e fisicamente já são uma realidade na maioria das empresas.
No entanto, mais do que promover essas mudanças e reforçá-las na imagem, visão e missão da organização, é essencial que elas sejam motivadas e alcançadas também na vida pessoal dos colaboradores, oferecendo a eles mais qualidade de vida, o que se reflete em um melhor desempenho de suas atividades no negócio.
5. Oferecer guias e manuais
Principalmente quando mudanças nas rotinas estão prestes a ocorrer, é importante que seja oferecida ao funcionário uma forma de se orientar, de compreender os impactos operacionais e as alterações nas rotinas.
Guias e manuais além de permitir que essas transições sejam menos sentidas pelos indivíduos, garantem que colaboradores recém contratados compreendam mais rapidamente a maneira como as atividades são realizadas.
6. Divulgar amenidades de forma adicional
Premiações e comemorações especiais devem ter um espaço de divulgação na comunicação da empresa.
Mais do que enviar um e-mail informativo ao departamento interessado, é necessário um destaque na comunicação geral, de forma que o reconhecimento do progresso e da participação de todos nele seja reconhecido, estimulando os funcionários.
7. Eliminar os mitos e especulações
A falta de informações claras gera boatos, que acabam se espalhando com rapidez e facilidade.
Esclarecer informações tirar dúvidas, além de promover maior compreensão aos colaboradores sobre os assuntos que fazem parte da realidade da empresa, reduz o número de especulações e mitos criados, tornando os processos mais claros e reduzindo as resistências dos funcionários sobre mudanças e atividades.
8. Valorizar a cultura organizacional
Missão, visão e valores da empresa são elementos que devem ser constantemente reforçados entre os funcionários, devendo ser disponibilizados recursos que facilitem sua disseminação.
Muitas ferramentas virtuais estruturam murais, disparos de e-mails e newsletter, além de plataformas que permitem o compartilhamento de vídeos ou fotos. É por meio delas que a empresa pode ressaltar regras, projetos e benefícios, garantindo que todos na organização internalizem as recomendações e assumam uma postura adequada.
9. Valorizar os funcionários
Não é eficiente reduzir a comunicação e a troca de informações entre gestores e colaboradores, ao contrário, é necessário oferecer ferramentas que garantam a oportunidade de produzir e compartilhar informações. Muitas ideias de qualidade podem surgir de indivíduos que têm contato direto com os processos.
Ouvir e compartilhar sugestões e analisar a viabilidade antes de descartar pode se tornar um grande diferencial para uma empresa.
10. Estimular encontros informais
A informalidade, muitas vezes, é uma importante aliada para eliminar tensões e estresses, podendo ser incorporada ao cotidiano da empresa. Encontros mais informais são uma boa alternativa para informar sobre temas relacionados às novidades e novas políticas da organização, além de ser uma forma mais eficiente de debater temas relacionados com a saúde dos colaboradores.
Desta maneira, vemos que uma comunicação corporativa eficiente depende de proximidade, clareza na transmissão de informações e identificação dos funcionários com a postura da empresa.
Uma das formas que tem se destacado para alcançar esses elementos é o uso de ferramentas de comunicação mais diretas, como as de videoconferência, que permitem a organização de reuniões, chamadas de áudio e vídeo e a organização de bibliotecas de arquivos para treinamento, oferecendo suporte às 10 dicas apresentadas.
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